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Pour Luca Bino, de chez Swisscom, utiliser ces outils intelligents revient à changer la philosophie de travail de l’entreprise, © W.Jentsch

Quand les bureaux deviennent intelligents

L’innovation numérique amène plus de flexibilité et d’efficacité à la gestion de l’espace de travail. En Suisse, le concept Work Smart est appelé à se développer.

Si la numérisation de l’économie peut parfois résonner comme une musique d’avenir pour certains dirigeants de PME, l’un de ses volets – les espaces de travail – est par contre tout à fait concret. C’était d’ailleurs le thème de la journée digitale de la Foire du Valais, début octobre, où l’on apprenait que les entreprises suisses sont toujours plus nombreuses à s’intéresser aux dispositifs de gestion de l’espace de travail intelligent. L’initiative interentreprises Work Smart, menée notamment par Swisscom, La Poste, les CFF, la Mobilière, s’est fixé pour objectif de soutenir activement toutes les formes de travail flexible.

A ce jour, plus de 170 entreprises ont déjà signé la charte Work Smart qui permet à près de 100 000 salariés helvétiques d’accomplir leurs tâches sans contrainte de lieu.

Un WhatsApp pour entreprise

Swisscom fait figure de pionnier de cette transformation numérique dans sa propre structure et auprès de ses clients. Mais de quoi s’agit-il concrètement? «Nous travaillons avec des plateformes telles que Microsoft Teams, Cisco Webex Teams ou encore Unify Circuit», explique Luca Bino, Business Developer Future Work Experience chez Swisscom. Ces plateformes permettent de gérer beaucoup plus efficacement aussi bien le travail individuel que le travail de groupe. «Pour vous faire une idée, il suffit d’imaginer que vous créez des groupes du style WhatsApp dans le cadre professionnel, avec la possibilité de réaliser des séances en ligne, de partager votre écran avec les autres membres du groupe, de gérer vos documents ou de les partager. Si quelqu’un vous appelle sur votre mobile ou votre laptop, vous savez instantanément de quel projet votre interlocuteur désire vous parler tout en disposant de l’intégralité des documents et des conversations échangées à ce jour sur ce sujet. Ces systèmes peuvent être reliés à l’ERP de votre entreprise et vous donnent accès à l’intégralité de vos fichiers où que vous soyez, au bureau, dans le train ou dans un café.»

«C’est tout à fait révolutionnaire comme manière de travailler et une fois que vous y avez goûté, l’e-mail et ses fichiers attachés vous semblent préhistoriques, souligne encore Luca Bino. De plus, ces solutions délivrées en mode «as a service» directement depuis le cloud fournisseur (Microsoft, Cisco, Unify et autres) permettent à chaque entreprise de développer ses propres interfaces dans la gestion numérique des notes de frais, par exemple, ou le timbrage du temps de travail sur mobile. Ces mêmes interfaces permettent d’ajouter des chatbots ou de relier le monde IoT (internet des objets) pour créer des scénarios automatisés qui rendent les individus (et leurs entreprises) plus efficaces. Les possibilités sont infinies!»

Pour Luca Bino, utiliser ces outils intelligents revient à changer la philosophie de travail de l’entreprise, il faut donc bien préparer cette transformation en amont. L’impulsion doit venir du management avec une volonté d’adopter de nouveaux standards. C’est pourquoi, étape essentielle, la plupart des entreprises créent une feuille de route d’implémentation de ces technologies. D’ailleurs, comme toute nouveauté, elle s’accompagnera de résistances de la part de certains collaborateurs.

«C’est inévitable, poursuit le spécialiste. Vous savez, j’ai acheté un nouveau vélo à mon fils il y a peu, un vélo à trois plateaux et plus de vingt vitesses. Après notre première sortie, il voulait reprendre l’ancien. Mais quelques jours plus tard, en comprenant le potentiel de son nouveau vélo, il était totalement convaincu. Pour les technologies, c’est exactement la même chose, il faut associer les avancées technologiques aux sciences cognitives afin d’aider les gens à travailler différemment. D’ailleurs, tous les projets d’implémentation auprès de nos clients s’accompagnent d’un volet ‘coaching’ qui permet de faciliter grandement l’acceptation de ces nouveaux outils.»

Les petites entreprises aussi

Si les grandes entreprises ont été les premières à mettre en place ces bureaux intelligents, les PME et même les très petites entreprises s’y mettent également. «Ces outils sont adaptés à toutes les tailles d’entreprise, confirme Luca Bino. Et ils vont se diffuser très rapidement. D’autant plus que les utilisateurs peuvent tester ces solutions sans investissement. Basées sur un système freemium, ces technologies fonctionnent sur le modèle de Spotify. Si vous téléchargez l’application musicale, vous pouvez l’utiliser pendant des mois sans débourser un franc, explique le spécialiste. Si vous êtes convaincu, vous pouvez passer à la version payante dotée de fonctions supplémentaires. Pour les solutions Work Smart, c’est exactement le même concept. L’entreprise peut tester la technologie auprès de quelques dizaines de collaborateurs gratuitement, puis passer ou non à la version complète qui lui coûtera quelques francs par utilisateur et par mois.»

La Suisse n’est pas en avance dans l’adoption de ces outils. Mais de nombreuses études confirment l’efficience de ces solutions sur des marchés plus avancés. Notamment une étude mondiale menée en début d’année par Aruba, une société de Hewlett Packard Enterprise, auprès de 7000 employés dans 15 pays à travers le monde. Intitulée «Les bonnes technologies libèrent le potentiel de l’espace de travail numérique», elle révèle des écarts très importants en termes de performance et de satisfaction entre les «révolutionnaires du numérique» et les retardataires dans l’implémentation de ce genre de solutions.

Dans les sociétés où les nouvelles technologies d’espace de travail sont largement répandues, les employés sont 51% plus nombreux à se dire satisfaits de leur travail et 43% de plus à considérer positivement leur équilibre vie privée-vie professionnelle. Mieux, 65% d’entre eux rapportent avoir constaté un développement de leurs compétences professionnelles et 73% de leur productivité. Enfin, ils sont 93% à vanter la vision de leur entreprise lorsqu’ils utilisent ces nouvelles technologies.

 


Une start-up suisse sur ce segment

Dashcom, une start-up fribourgeoise, propose à ses clients des outils numériques qui s’inscrivent parfaitement dans une philosophie de travail plus intelligent. Basées sur différentes technologies comme le big data ou l’internet des objets, ces solutions numériques permettent à un collaborateur de trouver en un instant une salle de conférence libre dans un bâtiment ou de réserver un bureau pour travailler. Elle facilite ainsi le quotidien des collaborateurs tout en participant à la réduction des mètres carrés nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.