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Des entreprises et des organisations recommandent désormais à leurs employés de ne pas se servir de l'application californienne Zoom, fortement critiquée pour ses failles sécuritaires.  © ©Alamy

12 outils pour faciliter le travail à distance

Le télétravail bouleverse actuellement les habitudes de nombreuses entreprises. Mais les solutions pour faciliter la collaboration à distance sont nombreuses. Sélection.

Rares sont les employés du tertiaire qui n’ont pas à disposition un ordinateur et un téléphone à domicile. En revanche, les outils pour garantir le bon fonctionnement du télétravail ne faisaient jusqu’ici pas partie de la culture de chaque entreprise. Parmi la grande diversité d’applications, de plateformes et de logiciels destinés à simplifier la collaboration à distance on distinguera quatre catégories: les plateformes permettant d’organiser des réunions, les applications pour l’échange des messages, les outils de gestion des différentes tâches de l’entreprise et finalement les sites consacrés au partage de fichiers. Ces outils, majoritairement gratuits, présentent cependant souvent des failles au niveau de la sécurité. Une problématique à laquelle répondent des solutions développées en Suisse.

>> Lire aussi: Le secret des affaires, enjeu du travail à distance

VISIOCONFERENCE

Zoom

n/a

«Cette application se distingue par sa facilité d’utilisation», remarque Yan Borboën, responsable cybersécurité au sein de l’entreprise PwC. Le service offre, en effet, la possibilité d’organiser une réunion directement depuis un lien hypertexte et d’y inviter jusqu’à 1000 personnes. A noter que Zoom développe ses logiciels dans des bureaux en Chine. La compagnie a récemment admis y avoir transmis «par erreur» des clés de cryptage, ce qui compromet fortement la sécurité des communications qui transitent par cette plateforme.

  • + Qualité et stabilité de la diffusion de l’image et du son
  • + Possibilité d’ouvrir la réunion au public, pour les séminaires par exemple
  • – Limité à 40 minutes pour la version gratuite
  • – Partage des données d’utilisation à des tiers

Skype

n/a

Ce logiciel phare de la communication en ligne permet aux utilisateurs d’effectuer des appels vidéo par internet et des appels, payants, vers des lignes fixes. Skype propose également l’extension Meet Now pour effectuer des appels sans ouvrir de compte, directement depuis le navigateur.

  • + Grand nombre d’utilisateurs
  • + Fonctionne sur toutes les plateformes
  • – Qualité de l’image et du son variable

Les logiciels de visioconférence qui peuvent être téléchargés librement sur internet sont pratiques mais doivent être utilisés avec prudence, estime Nicolas Capt, avocat expert en droit des technologies à Genève. «Le danger principal lié à l’utilisation de ces applications est que les communications soient interceptées par un tiers, lorsque le logiciel est mal sécurisé.»

>> Lire aussi: Assurer la cybersécurité lors du télétravail

MESSAGERIES INSTANTANEES

WhatsApp

n/a

L’application de messagerie permet de créer des groupes de discussion allant jusqu’à 65 personnes. Pour les appels audio et vidéo, elle est en revanche limitée à 4 participants. L’application peut également être ouverte depuis un ordinateur si le compte est installé sur un smartphone.

  • + Grand nombre d’utilisateurs
  • + Facilité d’utilisation
  • – Création d’un compte uniquement à partir d’un smartphone
  • – Collecte et analyse des données à des fins commerciales

Slack

n/a

Utilisable depuis un mobile ou un ordinateur, Slack se distingue comme une plateforme de communication collaborative. Le logiciel propose ainsi une alternative à l’échange par e-mail. Des documents ou des images peuvent être transmis directement avec les autres membres de l’équipe.

  • + Comporte un outil de recherche pour retrouver des informations facilement
  • + Partage de fichiers simplifié
  • – Gourmand en bande passante

Selon Nicolas Capt, ces applications de messagerie ne doivent pas être utilisées comme des boîtes mail. «Dans la mesure du possible, il faut éviter d’échanger des éléments hautement confidentiels. Cela relève du bon sens, mais il n’est pas inutile de le rappeler.»

OUTILS DE GESTION

Trello

n/a

La plateforme propose un outil de gestion de projet collectif en ligne. Un système de tableau avec plusieurs colonnes permet d’assurer le suivi des tâches par différents collaborateurs.

  • + Interface visuelle simple et soignée
  • + Synchronisation sur tous les appareils
  • – La version gratuite propose des options limitées

Asana

n/a

Cette app permet d’établir une organisation claire des étapes d’un projet. Des listes peuvent être partagées avec tous les membres de l’équipe dans le but d’une gestion plus efficace.

  • + Différents types de visualisation des tâches sont disponibles
  • + Gratuit jusqu’à 15 utilisateurs

Le choix des outils privilégiés par une entreprise doit tenir compte des compétences en informatique des collaborateurs, souligne Yan Borboën. Le spécialiste recommande d’étudier en détail les solutions proposées et d’informer précisément les collaborateurs sur l’usage attendu. «Il est également judicieux de lire les conditions d’utilisation afin de savoir comment les données fournies sont utilisées et où elles sont stockées.»

PARTAGE DE FICHIERS

WeTransfer

n/a

Ce service permet de transférer des fichiers volumineux, jusqu’à 2 Go, à un destinataire via son adresse e-mail. Aucune inscription n’est nécessaire. Les documents envoyés doivent en revanche être téléchargés dans les sept jours.

  • + Gratuit
  • + Facilité d’utilisation
  • – Envoi simultané à 20 destinataires maximum
  • – L’envoi de fichiers d’un poids supérieur à 2 Go est payant

Google Drive

n/a

Grâce à un système de cloud, la plateforme permet de stocker des documents en ligne. Un système de partage et d’édition collectif permet aux utilisateurs de modifier simultanément un même fichier.

  • + Tous les documents sont centralisés dans un même espace
  • + La version gratuite comprend 15 Go de stockage
  • – Dépend d’un compte Gmail
  • – Partage des données

Des alternatives suisses

Nicolas Capt, avocat expert des technologies © DR

La plupart des outils de communication et de collaboration en ligne sont gérés par des entreprises américaines. Un pays dont le cadre légal est moins strict au niveau de la protection des données que celui qui prévaut en Suisse. «Certains opérateurs de services se réservent des droits sur le contenu, précise Nicolas Capt. Ils sont soumis au droit américain et dans le cadre d’une enquête, par exemple, il est possible que les fournisseurs de services soient contraints de transmettre les données stockées.»

L’expert recommande donc vivement d’opter pour des solutions proposées par des entreprises suisses. Celle qui occupe principalement le marché est la PME genevoise Infomaniak. L’hébergeur web propose aux internautes des outils de transfert de fichiers, de stockage et de visioconférence garantissant la protection de la vie privée des utilisateurs. La plateforme se démarque également par son positionnement en faveur de l’environnement, en se servant uniquement d’électricité issue d’énergies renouvelables.

SwissTransfer

Equivalent helvétique de WeTransfer, la plateforme permet le transfert de fichiers volumineux. L’envoi est sécurisé et s’effectue sans inscription et sans frais. Le site autorise 500 transferts quotidiens. L’envoi se fait par l’intermédiaire de la boîte d’e-mails de l’expéditeur et du destinataire. Les documents transférés peuvent être téléchargés durant 30 jours.

  • + Transfert de fichiers pesant jusqu’à 50 Go
  • + Stockage des fichiers en Suisse

KDrive

La solution payante de stockage de fichiers KDrive suit le principe de Google Drive. Les documents sont conservés dans la plateforme en ligne et peuvent être modifiés par plusieurs personnes simultanément s’ils sont partagés. Des nouveaux documents peuvent être créés en ligne en format Word, Excel et PowerPoint.

  • + Les données sont hébergées en Suisse et ne sont pas partagées avec des tiers
  • – Communauté d’utilisateurs restreinte

Meet

Le dernier outil en date créé par Infomaniak est une plateforme de visioconférence, basée sur le même mode de fonctionnement que Zoom. Depuis le navigateur un lien peut être généré afin d’organiser une réunion. La solution sécurisée propose aussi le partage d’écran, un chat et a même intégré une touche «lever la main» afin de simplifier les prises de parole.

  • + Gratuit
  • + Nombre illimité de participants

Threema

Le service de messagerie Threema permet d’échanger des messages et des images entre les utilisateurs. Il offre aussi la possibilité de passer des appels. Les messages envoyés sont chiffrés de bout en bout, et les données générées ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.

  • + Protection des données personnelles
  • – Communauté d’utilisateurs restreinte

Réunion virtuelle, les bons réflexes

Le télétravail repose sur la confiance des employeurs envers leurs collaborateurs. «Il faut être conscient du message que l’on véhicule. Il n’est pas nécessaire de porter une cravate ou de mettre un tailleur, mais il faut garder à l’esprit que la tenue adoptée témoigne de la dynamique dans laquelle se trouve l’employé», explique Sandra Pérez Chitra, experte en conseil d’image pour les entreprises et les particuliers à Fribourg. Il est donc important d’opter pour un cadre neutre, en se mettant par exemple devant un mur blanc, idéalement dans un bureau. Si les rendez-vous importants sont fréquents, une lampe diffusant de la lumière blanche peut être un atout pour améliorer la qualité de l’image. «Plus important encore que la vidéo, le son. Je recommande aux utilisateurs de faire des essais de micro avant la réunion et de s’assurer que le wi-fi soit suffisamment performant afin de limiter les coupures.»

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