Thomas Kessler est le CEO et fondateur de l'entreprise Locatee. Grâce à son logiciel, l'entreprise analyse et optimise les postes de travail des entreprises.
L’obligation de travailler à domicile a été levée, mais de nombreux employés en Suisse ne retournent pas directement au bureau. Dans quelle mesure les comportements ont-ils changé en ce qui concerne le home office?
Dans de nombreux pays d'Europe occidentale et d'Amérique du Nord, le retour au bureau est abordé de manière nettement plus conservatrice, même après la levée des restrictions. La raison en est, d'une part, une prudente réserve, car nous avons déjà connu plusieurs "moments de retour" depuis mars 2020, et d'autre part, le fait que les gens ont organisé leur vie autour du home office au cours des deux dernières années et ne peuvent pas simplement y mettre fin dès que le gouvernement change les règles. En outre, il faut du temps, de la planification et des ressources pour faire revenir les collaborateurs, modifier les directives et préparer le bureau. Certaines entreprises souhaitent choisir les prochaines étapes avec soin.
Et quelles sont ces prochaines étapes?
Actuellement, de nombreuses entreprises ne prennent pas de décisions hâtives concernant leurs espaces de bureau, même si elles introduisent des formes de travail hybrides. La raison en est que le travail hybride peut certes réduire le temps moyen passé au bureau au cours de la semaine, mais il ne garantit pas que moins d'espace sera nécessaire. De nombreux travailleurs viendront au bureau pour rencontrer leurs collègues. Mais ils le font pour des réunions, des ateliers ou tout simplement pour nouer des contacts. Nous le constatons déjà, car le taux d'occupation maximal des surfaces de bureaux est actuellement bien supérieur à la moyenne de 10 à 15%.
10 à 15%, c’est très bas non?
Le terme "taux d'occupation maximal" fait référence au nombre maximal de postes de travail utilisés simultanément par les collaborateurs au cours d'une semaine donnée et doit être différencié du "taux d'occupation moyen". Celui-ci comprend le nombre moyen de postes de travail utilisés par les collaborateurs pendant les heures de travail au cours d'une semaine. Cela signifie qu'au cours d'une même semaine, il peut y avoir des situations où le taux d'utilisation moyen est de 10% alors que le taux d'utilisation de pointe est de 30% ou plus. Prenons l'exemple d'un bureau de 100 personnes. Si 5 personnes viennent le lundi et le vendredi, puis 30 employés sont présents au bureau le mercredi. Le taux d'occupation moyen de ces 3 jours est ainsi inférieur à 15%, mais le taux d'occupation maximal est de 30%. La valeur moyenne a été très basse pendant la pandémie, ce qui est en partie dû au fait que les grandes entreprises sont plus prudentes avec les seuils actuels et les modifications des directives. Comme nos clients sont généralement de grandes multinationales, nos chiffres reflètent cette approche prudente.
Quel était le taux d'occupation avant la pandémie?
Cela varie d'un pays à l'autre. En Suisse et en Allemagne, il était toutefois assez similaire, avec un taux d'occupation hebdomadaire moyen de 60 à 70%. La France ou les États-Unis se situent à un taux d'occupation de 50 à 60%, le Royaume-Uni était même en dessous de 50% avant la pandémie. Ces moyennes s'expliquent par de nombreux facteurs comme les vacances, les voyages d'affaires, les cas de maladie, le travail à temps partiel et même certaines formes précoces de travail hybride.
Les chiffres reviendront-ils au niveau d'avant la pandémie?
Nous ne pensons pas que les chiffres moyens reviendront au niveau d'avant la pandémie. À l'avenir, nous verrons de plus en plus de formes de travail hybrides.
"Nous ne nous attendons pas à ce que les niveaux d'occupation reviennent à ceux d'avant la pandémie"
Beaucoup d'entreprises introduisent désormais des règles, par exemple 60% en home office et 40% au bureau. Dans certaines circonstances, il en résulte que tout le monde est au bureau le même jour. Comment les entreprises devraient-elles gérer cette situation?
C'est exactement ce que les entreprises devraient vouloir ! Si une entreprise atteint un taux d'occupation de 100% le mercredi, elle devrait considérer cela comme une réussite. Finalement, l'entreprise a réussi à trouver une incitation convaincante qui met en réseau et réunit tous les collaborateurs en un seul lieu. Cela ne doit pas être considéré comme allant de soi. Car comme nous l'avons dit, en Suisse, les bureaux que nous avons mesurés n'étaient occupés en moyenne qu'à 60 ou 70%.
Comment les espaces de bureaux du futur devraient-ils être planifiés pour atteindre ces objectifs?
La stratégie des entreprises consistera à rendre leurs espaces de bureaux aussi attrayants que possible, et ce pour les bonnes raisons. Étant donné que les collaborateurs viennent au bureau pour rencontrer d'autres personnes et qu'ils peuvent préférer rester chez eux pour se concentrer sur leur travail, la répartition de l'espace dans les bureaux devra être considérablement modifiée. Jusqu'à présent, environ 70% de l'espace était réservé aux bureaux et les 30% restants à la collaboration. Compte tenu des nouvelles formes d'utilisation des bureaux, ce rapport va s'inverser et c’est pourquoi il faut investir précisément dans des espaces de collaboration. Le bureau doit devenir un lieu d'accueil pour les réunions, les ateliers et les discussions informelles. Dans le même temps, le nombre de bureaux va diminuer, ce qui signifie bien entendu que la plupart des entreprises vont introduire une disposition flexible des places disponibles.
"La stratégie des entreprises consistera à rendre leurs bureaux aussi attrayants que possible"
Quelles autres tendances et opportunités observez-vous sur le marché suisse?
Une tendance que nous observons dans les grandes villes est l'attrait croissant pour les bureaux situés en centre-ville. Ces dernières années, les entreprises ont de plus en plus investi dans des sites de banlieue pour des raisons d'expansion, de coûts et de praticité. Mais comme le bureau et le travail hybride jouent un tout nouveau rôle dans le recrutement et la fidélisation de la main-d'œuvre qualifiée, nous voyons déjà comment les sites de bureaux dans les grandes villes comme Londres, New York, ou San Francisco enregistrent, même en période de restriction, une affluence nettement plus importante que les bureaux en banlieue. La même situation se confirme en Suisse. Les entreprises doivent investir dans des sites de premier ordre, notamment dans les centres urbains, afin de rester attractives. C'est en effet le seul moyen d'attirer les jeunes talents et les personnes qui entrent dans la vie active. Et cette tendance peut aussi avoir une influence considérable sur la manière dont les grandes villes suisses comme Zurich, Genève ou Bâle continuent à se développer.