Aujourd'hui, tout le monde est stressé. Par une boîte de réception qui déborde et ne cesse de signaler de nouveaux messages entrants. Par les nouvelles études qui augmentent le flux d'informations. Par le patron qui veut présenter sa dernière idée lors d'une réunion convoquée à la dernière minute.
Selon le nouveau Work Trend Index de Microsoft, le flot de tâches numériques liées à des réunions, des e-mails ou diverses données dépasse la capacité des gens à tout traiter. Le rythme au bureau s'accélère, la priorisation devient difficile: tout semble important. Les employés veulent échapper au stress, mais comme de nouvelles tâches les attendent déjà, ils tournent en rond et ne parviennent pas à se sortir de ce cercle vicieux.
Les réunions: plus grand tueur de productivité
Selon le Work Trend Index, qui a interrogé 31 000 salariés, deux personnes sur trois indiquent qu'elles ne trouvent plus guère de temps et d'énergie pour leur travail en raison de ce rythme accru. Environ 70% déclarent qu'elles ne trouvent pas assez de temps pour se concentrer sur leur travail réel. La situation est encore plus difficile lorsqu'elles doivent fournir des contributions innovantes et créatives. Car au quotidien, elles ne font que courir après la routine.
Un aspect attire particulièrement l'attention, qui, selon l'étude, serait le plus grand tueur de productivité: le flot de réunions. Le nombre d'heures que nous passons en réunion n'a cessé d'augmenter au cours des dernières années. Pour ceux qui utilisent les réunions de la manière la plus intensive, on parle en moyenne de sept heures et demie par semaine, soit pratiquement une journée de travail perdue à cause des réunions. Pourtant, plusieurs études montrent qu'une réunion sur deux est considérée comme inutile et pourrait donc être supprimée.
«Pourrait», car les réunions ont augmenté de manière significative depuis la pandémie et le passage au télétravail. Il n'a jamais été aussi facile de convoquer une «petite réunion» pour «mettre tout le monde au courant». Pourtant, les réunions sont une plaie pour de nombreux travailleurs: 58% trouvent le brainstorming dans une salle virtuelle très exigeant.
Ceux qui prennent la réunion en cours ont du mal à rattraper leur retard (57%). Pour 55%, la suite de la réunion n'est pas claire et 56% ne parviennent pas à résumer ce qui s'est passé.
Le FOMO dans le quotidien des affaires
D’où vient ce besoin de multiplier les réunions? Le rapport de Microsoft fournit une réponse: «Fomo» ou «Fear of missing out». C'est-à-dire la peur de manquer quelque chose si l'on ne participe pas à la réunion.
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Les employés attendent des réunions qu'elles leur fournissent des informations leur permettant de mieux réaliser leur travail. Seulement, la pandémie a parfois conduit à ce que les réunions ne soient plus organisées pour l'échange d'informations, mais aussi pour le contrôle.
Lorsque les employés ont commencé à travailler à domicile durant la pandémie, les dirigeants ont dû transférer la responsabilité dans les chambres et les bureaux de leurs collaborateurs. Ils ont dû leur faire confiance pour qu'ils fassent leur travail consciencieusement, même à la maison. En conséquence, les réunions se sont multipliées, pour se voir les uns les autres. En même temps, cela a servi de prétexte à un élément de contrôle. Les supérieurs pouvaient ainsi vérifier en même temps si la personne était vraiment en ligne et si elle faisait son travail.
La solution au trop plein de réunions
Ces réunions permanentes interrompent toutefois les employés dans leur activité principale. Au lieu de convoquer des réunions avec toutes les personnes ou d'insister sur un appel vidéo, un simple coup de téléphone suffit, si nécessaire. Les cadres devraient réfléchir à qui participe à quels appels et quelle structure de réunion est effectivement judicieuse. Une information peut parfois être communiquée par email, tandis que les décisions importantes sont discutées au sein d'une équipe plus large.
Pour que de telles réunions fonctionnent, il est nécessaire de disposer d'un petit nombre de membres de l'équipe et d'un ordre du jour. Celui qui ne peut pas contribuer au thème doit pouvoir se consacrer à son travail. Ceux qui sont concernés par le sujet assistent à la réunion, mais celle-ci suit une structure claire et se conclut rapidement. Cela permet de soulager considérablement les employés et les cadres.
Cet article est une adaptation d'une publication parue dans Handelszeitung.
