A quoi ressemble la gestion comptable d’une entreprise? Des montagnes de papier, d’innombrables justificatifs et des contrôles à la main? La gestion des factures fait certes partie du quotidien, mais elle prend un temps précieux. Et en parallèle, le bon déroulement des opérations est essentiel au succès de l’entreprise.
Les factures des fournisseurs, des sous-traitants et des prestataires sont envoyées par courrier ou par e-mail. Les factures papier doivent être numérisées, affectées à un compte fournisseur et traitées avant de pouvoir être payées. Par ailleurs, la comptabilité doit gérer l’établissement et l’envoi des factures à la clientèle et s’assurer de leur règlement. Le traitement manuel de ces tâches entraîne non seulement une charge de travail élevée, mais expose également à un risque d’erreurs accru.
Les solutions numériques permettent d’optimiser ces processus complexes et de les rendre moins chronophages. Que ce soit pour les hôpitaux, les électriciens, les sociétés de services ou le commerce de gros, la gestion de la facturation par voie électronique permet d’économiser des ressources et un temps précieux. Rien qu’au niveau de la réception des factures, la numérisation permet de réduire de 60% la charge de travail.
Même des entreprises de taille moyenne sont amenées à gérer un nombre considérable de factures fournisseurs et de factures clients. C’est là qu’une automatisation des processus manuels peut s’avérer utile, pour plus d’efficacité.
En tant que prestataire de services de paiement de premier plan, PostFinance connaît les exigences auxquelles doivent satisfaire les entreprises, et propose donc des solutions numériques parfaitement adaptées à leurs besoins. «Des étapes auparavant essentielles, telles que le transport interne de factures ou encore l’ouverture, la numérisation et la validation des factures papier ou électroniques, sont devenues obsolètes. Cela réduit considérablement les délais de traitement», explique notamment Etienne Barriopedro, responsable de la comptabilité créanciers de l’Hôpital universitaire de Bâle.
PostFinance, premier prestataire de services de paiement de Suisse, sait quelles sont les attentes de ses clients commerciaux: des solutions qui allègent la charge de travail et apportent une réelle valeur ajoutée. Notre offre Billing Solutions permet de numériser l’ensemble de la facturation grâce à une interface centrale.
L’offre Billing Solutions permet de numériser la totalité des processus de facturation:
- Comptabilité créanciers: traitement automatisé des factures reçues par voie électronique via l’e-facture B2B, affectation à un compte fournisseur et règlement
- Comptabilité débiteurs: saisie numérique, établissement et envoi des factures
Les entreprises n’ont qu’à télécharger un fichier XML et l’interface génère le format de facture requis par le ou la destinataire. Que ce soit avec eBill pour les clients privés, les factures électroniques pour les clients commerciaux ou les factures papier envoyées par la poste, tout est automatisé. Les e-factures B2B qui parviennent aux entreprises sont directement enregistrées dans le système comptable, ce qui évite les saisies manuelles.
Les expertes et experts de PostFinance vous accompagnent dans la mise en place et trouvent des solutions sur mesure pour les entreprises de toutes tailles.
La numérisation de la comptabilité permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire au minimum le risque d’erreurs. Les factures, traitées numériquement, sont disponibles à tout moment par voie électronique et il est plus facile d’en garder une trace. De plus, les entreprises bénéficient d’un archivage numérique sécurisé.
Mais surtout, les solutions de facturation numérique répondent à la demande croissante de processus allégés, tant chez nos partenaires commerciaux que chez notre clientèle. En outre, cette solution permet de préserver l’environnement, car elle réduit la consommation de papier.
L’offre Billing Solutions de PostFinance permet de numériser l’ensemble des processus d’envoi et de réception des factures.
- Traitement électronique automatisé des factures
- Méthodes de facturation adaptées à la clientèle: d’une solution logicielle 100% intégrée à la facture papier
- Taux de distribution plus élevé et réception plus rapide des paiements
- Meilleure qualité des données de paiement entrantes
- Traitement sans erreurs et réduction des coûts grâce à l’automatisation des processus
- Accès à l’ensemble des contenus de factures, réutilisables directement dans le système, sans archivage physique
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