Les professionnels vous le confirmeront: organiser un événement, une conférence ou une assemblée générale peut souvent virer au casse-tête. Il faut penser à toute une série d’éléments allant de l’envoi des invitations à la réservation de la salle, en passant par le catering, l’éclairage, le son, la signalétique, la documentation, les projections… Bref, mieux vaut bien se préparer en amont si l’on souhaite éviter tout bad buzz et obtenir des retombées positives.
Du côté des entreprises, après deux ans de pandémie où le secteur était à l’arrêt, la reprise est au rendez-vous. «Beaucoup de projets restés en stand-by redémarrent en ce moment et tendent à se télescoper, indique Florian Schmied, fondateur de l’agence lausannoise de communication et d’événements Trivial Mass. C’est un peu la frénésie. Le problème est que les délais sont courts et l’approvisionnement en termes de traiteur ou de décoration est compliqué.» L’agence travaille pour diverses entreprises comme Swissquote, Novae ou Nestlé. Elle prépare actuellement pour la multinationale veveysanne une série de workshops où seront réunis en juin, pour la première fois depuis 2020, des représentants du monde entier.
Partager des moments d'émotion
Un même retour à la normale est observé par Julien Finkbeiner, directeur de l’agence Grand Chelem, basée à Renens (VD), qui organise différentes compétitions sportives et des événements d’entreprise. «On constate une réelle envie de se revoir et de partager des moments d’émotion. Pour notre activité, le seul point positif de cette pandémie est qu’elle a permis de confirmer que rien ne remplace le contact humain et le réseautage informel autour d’un événement dans un cadre différent.»
Cette satisfaction de se retrouver en présentiel a notamment été partagée par les différents orateurs d’une conférence liée à l’immobilier organisée au début du mois de mai à Lausanne par la BCV et ayant réuni plus de 200 professionnels de la branche. Pour la banque vaudoise, il s’agissait de la première manifestation d’ampleur sans aucune restriction sanitaire depuis le début de la pandémie.
Que l’on décide d’organiser soi-même l’événement ou de recourir à un prestataire externe, il convient de se poser au préalable plusieurs questions. Quel est le but recherché? S’agit-il de profiler l’entreprise en termes d’image, de promouvoir un produit ou un service, de renforcer un sentiment d’appartenance? S’adresse-t-on à ses clients ou souhaite-t-on en acquérir de nouveaux? Quels publics cibles sont visés? Quel est le message que l’on souhaite transmettre? A travers quels supports?
«L’attractivité de l’événement doit être considérée en priorité, souligne Marie Deschenaux, spécialiste en relations publiques. Il faut faire une autocritique et se demander si l’événement fait sens. Les gens ont besoin de contenu. De plus, dans le monde post-covid actuel, ils ont davantage tendance à faire la fine bouche et réfléchissent à deux fois avant de se déplacer.»
Le conseil Marie Deschenaux rappelle par ailleurs qu’il ne faut surtout pas oublier d’informer les collaborateurs, qui sont les premiers ambassadeurs des entreprises, de la tenue de l’événement et s’assurer que ces derniers s’y reconnaissent.
En ce qui concerne la médiatisation de l’événement, on peut établir un partenariat avec un média en négociant éventuellement des exclusivités, créer un hashtag, un blog, des pages sur les réseaux sociaux, puis les alimenter et inviter ses contacts et les publics visés, faire un communiqué, organiser des visites ou inviter une personnalité qui pourra, par exemple, s’exprimer sur une expérience personnelle.
Reste un dernier point, souvent oublié. Selon le type d’événement, il est possible d’effectuer un contrôle des résultats en identifiant le nombre de nouvelles inscriptions, de visites sur le site internet, de progression des ventes, etc. On pourra ainsi vérifier dans quelle mesure les objectifs initiaux ont été atteints.
Prise d’images et conférence de presse
- Accord tacite Si l’on prévoit de filmer ou de photographier l’événement pour une diffusion sur les réseaux sociaux ou pour constituer une base de données d’images, une règle générale s’applique: si le dispositif de prise de vues (photographes, caméras) est visible et que l’on reste dans une optique d’illustration, on part de l’idée d’un accord tacite du public.
- Médias Par manque de temps ou de moyens, les journalistes se rendent moins souvent aux conférences de presse. Ces dernières tendent à devenir plus événementielles. En d’autres termes, les entreprises les intègrent de plus en plus souvent à des journées spéciales ou à des inaugurations.
- Anticipation Comme pour toute organisation d’événement, le maître-mot est l’anticipation. Un rétroplanning avec des dates clés se révèle souvent utile, par exemple J-60: identification des messages et des cibles; J-30: rédaction du dossier de presse; J-25: information au personnel; J-15: envoi de l’invitation presse; J-4: relances; jour J: diffusion du communiqué, etc.
